Quali sono gli strumenti per lo smart working? Come si ricrea l’ambiente dell’ufficio?

Un comodo lavoro da casa è il sogno di molte persone. E fortunatamente, lo sviluppo dinamico delle tecnologie digitali lo ha reso possibile. Tenete presente, tuttavia, che con i suoi enormi vantaggi, il lavoro a distanza presenta anche alcuni svantaggi. È necessario avere familiarità con gli strumenti per lo smart working, sapere come ricreare correttamente il proprio ufficio a casa e come occuparsi efficacemente dell’organizzazione del lavoro. Non sapete come fare? Sedetevi, rilassatevi e scopritene di più in questo articolo.

Smart working – pro e contro

Cominciamo con le basi, ovvero i pro e i contro del lavoro a distanza per il dipendente e il datore di lavoro. Per entrambi, questo modo di organizzare i compiti offre alcune possibilità, ma anche alcune problematiche. Quindi, prima di decidere di accettare il lavoro a distanza, o di affidarlo a qualcuno, considerate tutti i pro e i contro. Questo vi aiuterà a migliorarne gli effetti e ad aumentarne l’efficienza.

Vantaggi e svantaggi dello smart working per un dipendente

Dal punto di vista del dipendente, il comfort e la comodità di lavorare da casa propria sono senza dubbio un enorme vantaggio. Di solito lo si fa in spazi organizzati secondo le vostre preferenze – avete tutto arredato proprio come piace a voi. Questo vi fa sentire meglio e in teoria dovrebbe avere un effetto positivo sul vostro rendimento.

Tra i vantaggi c’è anche la libertà nel prepararsi per la giornata. Non è necessario seguire il codice d’abbigliamento, e quindi si può lavorare con gli abiti più comodi. Inoltre, non dovete perdere tempo per raggiungere il vostro posto di lavoro, che in alcuni casi può significare risparmiare fino a diverse ore al giorno.

Questo senso di libertà e di decisione comporta però un certo rischio. Innanzitutto ci si può distrarre e si ha la sensazione di avere tutto il tempo a disposizione. Di conseguenza, si può finire per fare varie faccende domestiche invece di quello che si dovrebbe fare durante l’orario di lavoro.

Ci sarà una sensazione di tempo in più, senza stress, che contribuirà a procrastinare. Inizierete a rimandare i compiti per più tardi e a un certo punto vi accorgerete che sono già le 16:00 e che siete lontani dal raggiungere gli effetti desiderati per la giornata. Quali saranno le conseguenze? Finirete il vostro lavoro la sera tardi… Per questo motivo l’autodisciplina è un aspetto molto importante che vi permetterà di lavorare da casa in modo efficiente.

Vantaggi e svantaggi dello smart working per il datore di lavoro

I pro e i contro sono leggermente diversi per il datore di lavoro. I pro includono il fatto che il datore di lavoro non deve organizzare una postazione per il proprio dipendente. Questo è associato a costi molto più bassi che i datori di lavoro sostengono prima dell’assunzione. Ma non è la cosa più importante. Dal punto di vista del datore di lavoro, assumere qualcuno a distanza è spesso l’unica possibilità di ottenere un esperto di un certo settore che vive lontano dall’azienda.

A proposito, alcuni specialisti preferiscono addirittura lavorare come liberi professionisti e non vogliono necessariamente fare i pendolari, preferendo svolgere le loro mansioni da casa. Allo stesso tempo, spesso lavorano per diversi clienti, cosa impossibile se si è assunti da una sola azienda a tempo pieno.

Indubbiamente, uno svantaggio per il datore di lavoro è la mancanza di una verifica sulle ore di lavoro del dipendente. Inoltre, il datore di lavoro non ha il pieno controllo su ciò che un tale specialista fa effettivamente a casa. Quindi il dipendente deve avere piena fiducia: non sempre facile e a volte impossibile, anche se molto dipende sia dal datore di lavoro che dal dipendente.

Il datore di lavoro ha anche limitate opportunità di influenzare la forma dei rapporti tra i singoli membri del team, e quindi può avere un impatto limitato sull’atmosfera dell’azienda. Vale la pena ricordare che l’esecuzione dei compiti è solo una parte dell’organizzazione di un’impresa – anche i corretti rapporti interpersonali sono importanti, e devono essere positivi per garantire la crescita dell’azienda.

Organizzazione dello smart working – come lavorare in modo comodo ed efficiente

Naturalmente, tutti gli svantaggi di cui sopra possono essere superati introducendo regole specifiche. Dopotutto, un dipendente può organizzare meglio la sua giornata lavorativa e il datore di lavoro può intraprendere azioni che contribuiscano a creare un’atmosfera positiva. Il titolare dell’azienda ha inoltre a disposizione diversi metodi di controllo sulle prestazioni dei dipendenti, che nel tempo permetteranno loro di sviluppare la necessaria fiducia.

Rendimento dei dipendenti a distanza – come si fa a tenerlo sotto controllo?

Come dipendente a distanza, la vostra priorità è mantenere una disciplina adeguata. Ad esempio, gli strumenti per la definizione dei compiti, che si stabiliscono da soli o in collaborazione con il proprio supervisore, vi aiuteranno. Grazie a ciò, saprete cosa dovete fare e in quale determinato giorno, permettendovi di avere il controllo sui vostri obiettivi.

È anche una buona idea investire in una lavagna bianca, che potete mettere in un posto visibile, dove scrivere i compiti più importanti da fare. Con tutti gli elementi sempre a portata di mano, non dimenticherete mai ciò su cui dovete concentrarvi in un determinato momento. Basta dare un’occhiata e vedere quali sono i compiti più importanti che vi aspettano, senza dover accedere a strumenti dedicati o impostare promemoria sul telefono.

Strumenti per lo smart working

Non basta sapere come lavorare in modo efficiente da casa. Altrettanto importanti sono gli strumenti che vi aiuteranno a migliorare i vostri impegni quotidiani. Le soluzioni disponibili sul mercato sono dedicate non solo ai lavoratori a distanza, ma anche ai datori di lavoro che hanno deciso di collaborare con dipendenti che lavorano da casa. Quindi, quali sono alcuni strumenti utili per il lavoro a distanza?

Come garantire la comunicazione nel lavoro a distanza?

Nel caso in cui i lavoratori a distanza costituiscano un caso isolato all’interno della struttura aziendale, la comunicazione non causerà grossi problemi. Saranno quindi sufficienti soluzioni che consentano lo scambio di messaggi e di file, nonché la realizzazione di collegamenti audio-video. Tutti conoscono questi strumenti e comprendono Facebook Messenger, WhatsApp, Signal o anche Skype.

La situazione è leggermente diversa quando ci sono più dipendenti attivi da remoto o la struttura aziendale è composta da filiali in due o più città. Allora dovreste considerare l’utilizzo di un servizio di messaggistica di gruppo, che velocizzerà notevolmente lo scambio di informazioni tra i singoli reparti. Due strumenti collaudati in questo ambito sono Slack e Rocket Chat, che includono opzioni come chat di gruppo, la possibilità di creare canali pubblici e privati, fare conversazioni dirette, trasferire file e persino creare videoconferenze.

Strumenti per videoconferenze

Se non avete bisogno di tali piattaforme di comunicazione avanzate, allora potete utilizzare altre soluzioni. Una di queste è Jitsi, che consente di creare videoconferenze di gruppo per più utenti. Qui è possibile condividere lo schermo, parlare in modalità audio-video e scrivere nella chat integrata. Anche Google Meet funziona in modo molto simile e ha sostanzialmente le stesse caratteristiche.

Una soluzione alternativa è quella di utilizzare uno degli strumenti creati per i webinar. Questi includono soprattutto: Zoom, LiveWebinar, GetResponse o anche MyOwnConference. Tutte queste piattaforme funzionano in modo molto simile e hanno più caratteristiche di Meet o Jitsi (come la pianificazione di videoconferenze con l’invio automatico di promemoria). L’accesso a molte più funzioni è purtroppo a pagamento, anche se Zoom consente di creare una videoconferenza per un massimo di 20 partecipanti nel pacchetto gratuito.

Strumenti di gestione delle attività

Il lavoro a distanza non crea solo l’esigenza di sviluppare sistemi di comunicazione adeguati. È altrettanto importante gestire i compiti per assicurarsi che tutto vada secondo i piani. A tal fine potrebbe essere necessario, ad esempio, un servizio come Asana, Trello, TMetric, Invision o Bitrix24. Ciò che collega tutte queste applicazioni per la gestione aziendale è la possibilità di creare dei compiti da eseguire, assegnarli a persone responsabili della loro realizzazione e definire delle scadenze in modo che nessun compito importante sfugga all’attenzione di nessuno.

Come fare smart working e non impazzire?

Il lavoro a distanza ha i suoi pro e i suoi contro. Vale la pena ricordare che non tutti sono in grado di lavorare in modo efficiente in questa modalità. Il lavoro da casa richiede un livello molto alto di autodisciplina, in modo da non essere tentati di fare lavoretti domestici al posto dei compiti lavorativi. Tuttavia, esistono strumenti per il lavoro a distanza che vi permetteranno di migliorare i processi di comunicazione, di occuparvi dei compiti o di creare videoconferenze di gruppo per tutti i membri dell’azienda. Lo sviluppo delle tecnologie digitali ha reso lo smart working la soluzione perfetta per molte persone, così come per gli imprenditori che vogliono attirare esperti di un certo settore. La cosa più importante è ricordare le specificità di tale lavoro e fare il più possibile per renderlo più conveniente ed efficace.