Che cos’è Documenti Google? Conosci tutte le sue funzionalità?

Documenti Google è un servizio composto da un insieme di strumenti che rendono il lavoro quotidiano più facile, per questo motivo sta acquisendo importanza per un crescente numero di persone ogni anno. Chi sceglie di utilizzare questo servizio aumenta continuamente al punto che le aziende hanno cominciato ad utilizzarlo per migliorare l’organizzazione del lavoro di vari documenti. Tuttavia, questo strumento offre molto di più della semplice creazione e modifica di file di testo o di presentazioni. Cos’è Documenti Google e cos’altro è necessario sapere? 

Documenti Google: che cos’è e come funziona 

Come suggerisce il nome, Documenti Google è uno strumento gratuito fornito da Google che permette di creare fogli di calcolo, presentazioni, file di testo e moduli utilizzati, ad esempio, per realizzare sondaggi. Con un account Google è possibile salvare i lavori su Google Drive che offre la possibilità di ottenere fino a 15 GB di spazio di archiviazione gratuito. Se questo non fosse sufficiente, è sempre possibile acquistare ulteriore spazio.

Documenti Google: la libertà di lavorare sia online che offline 

In aggiunta è possibile utilizzare Documenti Google in entrambe le modalità: sia online che offline. Nel primo modo il lavoro è estremamente semplice, ciò che occorre è avere un accesso a Internet. I passaggi sono i seguenti: accedere al tuo account Google, andare su Drive, cliccare sul pulsante “Nuovo” e scegliere il file che si vuole creare. E sei pronto per lavorare! 

Estensione Documenti Google offline

È fruibile anche l’estensione offline di Documenti Google, ottenibile con l’utilizzo o con l’installazione del browser Google Chrome. In questo caso basterà scaricare ed installare l’estensione offline di Documenti Google, mentre l’altro requisito è avere abbastanza spazio sul computer fisso o portatile per memorizzare i file. L’ultimo passaggio è la configurazione dell’estensione, per la quale bisognerà andare sulle impostazioni di Google Drive e spuntare la casella “Crea, apri e modifica i file recenti di Documenti Google, Fogli e Presentazioni su questo dispositivo quando sei in modalità offline”. 

Documenti Google su PC

Questo strumento permette di lavorare anche da PC; infatti sono sufficienti solo due passaggi: effettuare il backup sul disco rigido e sincronizzare i file con il proprio account Google. Fatto questo, sarà possibile eseguire l’applicazione di Google Drive ed aggiungere, se volete, un collegamento sul desktop. In assenza di connessione internet, le modifiche saranno salvate sul disco locale e con l’accesso ad Internet, saranno automaticamente sincronizzate online su Google Drive. Semplice no? 

Quali sono le caratteristiche di Documenti Google?

È il momento di andare a scoprire le funzioni più avanzate. Documenti Google dà la possibilità di creare diversi tipi di file, tra questi i più comuni, su cui andremo a focalizzarci, sono i file di testo. La creazione dei file avviene attraverso un editor comprensibile e semplice, che per l’interfaccia richiama stranamente le vecchie versioni di Word o LibreOffice.

Sono presenti anche le funzioni di modifica della direzione di scrittura del testo, creazione di un indice, rotazione delle pagine, le impostazioni di numerazione delle pagine o anche lo strumento di conteggio delle parole. Potete trovare tutte queste opzioni nella casella degli strumenti, precisamente nelle schede “Formato” e “Strumenti”.

Documenti Google e la dettatura vocale 

È utile segnalare anche soluzioni meno visibili, come la digitazione vocale disponibile nella sezione “Strumenti” di Documenti Google. Utilizzarla è semplice, bisogna solamente cliccare sull’opzione “Digitazione vocale” e parlare cliccando sul pulsante del microfono. Tutte le parole pronunciate verranno salvate automaticamente. La funzione è molto utile, soprattutto per le persone che preferiscono dettare piuttosto che scrivere. Il limite che si riscontra è la necessità di riadattare il testo per renderlo di più facile lettura. 

Script editor in Documenti Google. Come funziona?

Se siete sviluppatori o avete una conoscenza del linguaggio di programmazione, sicuramente apprezzerete lo script editor disponibile in Documenti Google. È uno strumento interessante che permette di modificare il codice in qualsiasi linguaggio, ma anche di eseguire l’azione di debug, ecc. Con lo script editor, è possibile anche pubblicare il vostro lavoro come un’applicazione web, utilizzando una API o distribuendo estensioni per Documenti Google. Questo strumento di Google può essere per gli sviluppatori un’aggiunta gratuita e soprattutto interessante. 

Componenti aggiuntivi di Documenti Google per aziende e freelance 

Documenti Google dispone di molti strumenti base, tuttavia è possibile ottenere un rendimento maggiore utilizzando componenti aggiuntivi di terzi parti. Un esempio è Diagrams.net, una tecnologia open source con caratteristiche utili per le aziende, utilizzata per creare diagrammi, diagrammi di flusso, mock-up o altri tipi di grafici. Questa soluzione è perfetta per le organizzazioni che vogliono gestire i propri processi, la struttura organizzativa, il flusso documentale o creare una sitemap, funzione sfruttabile nel lavoro da programmatori e grafici. Per le aziende specializzate nella stampa di etichette o cartellini, l’aggiunta Avery Label Merge riuscirà a facilitare notevolmente il lavoro. 

Per i freelance esistono altri tipi di componenti aggiuntivi utili, tra cui SEMrush SEO Writing Assistant oppure il correttore grammaticale e ortografico. Il primo è un valido supporto nella creazione di contenuti per scopi SEO, mentre il secondo è di aiuto per controllare le virgole come risultato della regolazione automatica del testo. Anche per i traduttori l’utilizzo di Documenti Google può essere di aiuto poiché esistono diverse estensioni di supporto grammaticale per diverse lingue. 

Componenti aggiuntivi di Documenti Google per gli insegnanti 

Documenti Google offre molte soluzioni anche per gli insegnanti, ad esempio JoeZoo Express, utilizzabile per l’organizzazione di test ed esami online. Un componente aggiuntivo interessante è Orange Slice: Teacher Rubric, capace di aumentare la qualità del materiale didattico attraverso la creazione di tabelle e paragoni, dalla grafica stimolante. Da segnalare anche Plagium, con il quale l’insegnante ha la possibilità di verificare in pochi minuti se il saggio dello studente è frutto del suo lavoro o se è stato copiato da Internet. 

Motivi per cui Documenti Google può essere utilizzato efficacemente anche da un ricercatore scientifico 

Anche un ricercatore può trovare utilità nell’utilizzo di alcuni componenti aggiuntivi di Documenti Google, tra questi c’è l’estensione MathType con la quale sarà più semplice risolvere calcoli complessi. Un altro componente interessante è EasyBib Bibliography Creator che faciliterà il lavoro scientifico, generando comodamente note a piè di pagina alle citazioni a cui fate riferimento. Si ricordano anche i componenti citati prima per la regolazione automatica del testo o Diagrams.net per creare diagrammi. 

Tradurre un documento da Google Drive

Un’altra caratteristica interessante è la completa unione tra Documenti Google e Google Translate, fattore che rende più semplice la traduzione automatica. Infatti basterà aprire qualsiasi file di testo in Google Drive e selezionare nella sezione “Strumenti” l’opzione “Traduci documento”. Subito apparirà una finestra in cui darete un nome al nuovo file e a quel punto bisognerà cliccare su “Traduci”. La traduzione del documento verrà effettuata in pochi istanti, e nel caso in cui la qualità non vi soddisfacesse, potete sempre utilizzare uno dei componenti aggiuntivi esterni di traduzione come Translate+.  

I punti chiave di Documenti Google 

Documenti Google è una soluzione messa a disposizione gratuitamente da Google per i suoi utenti, con la quale è possibile creare e modificare file di testo, generare presentazioni, lavorare con fogli di calcolo e creare sondaggi e moduli. Lo strumento è usato spesso come editor di testo ma offre molte altre possibilità. Nel caso in cui gli strumenti standard non fossero sufficienti, è possibile migliorare la produttività nel lavoro scaricando e installando  componenti aggiuntivi per Documenti Google. L’insieme di queste caratteristiche rende la soluzione adatta per aziende, liberi professionisti, insegnanti, professori accademici, studenti e molti altri.