¿Cómo asegurar una buena comunicación en una empresa internacional?

Dirigir un negocio no es una tarea fácil. Es aún más difícil cuando se emplea personal internacional. Sobre todo, cuando aparece un problema en el flujo de información entre los departamentos, así como en la gestión general de todas las unidades organizativas. Por eso, el aspecto clave es desarrollar estándares que simplifiquen la comunicación en una empresa internacional. Lo anterior se hace para que en el funcionamiento de una organización se garantice la creación de un buen organismo.

Siempre hay un problema de comunicación

La gestión del flujo de información es un reto serio y esto se evidencia en el hecho de que un problema de comunicación se produce incluso en organizaciones más pequeñas. Incluso en tales empresas, hay personas que hablan otro idioma. 

La optimización de los procesos relacionados con la comunicación es una de las actividades más importantes que se deben llevar a cabo para mejorar el funcionamiento de toda la empresa. 

Masaaki Imai habla de esto. Es especialista en la implementación de la filosofía Kaizen en las empresas. Según sus directrices, la mejora de la comunicación entre los empleados es uno de los aspectos clave que hay que tener en cuenta a la hora de pensar en la optimización de los procesos empresariales.

¿Cómo asegurar una comunicación adecuada en una empresa?

Hay que tener en cuenta que la comunicación en una empresa no sólo se basa en los canales oficiales sino también en los no oficiales. Además, se desarrolla en tres direcciones, teniendo en cuenta los diferentes niveles de una organización: de arriba a abajo (supervisores – empleados), de abajo a arriba (empleados – supervisores) y horizontalmente (gerentes – directivos o empleados – empleados). 

Estos aspectos son fundamentales desde el punto de vista de la optimización de los procesos de flujo de información porque proporcionan una cierta imagen de cómo se ve la comunicación en su empresa.

¿Qué son los canales oficiales y no oficiales?

Para poder adecuar mejor el contenido del mensaje, es necesario saber qué son los canales oficiales y no oficiales. Los canales no oficiales se utilizan para transferir mensajes personales entre los empleados y son una prueba de las estrechas relaciones entre ellos. 

Sin embargo, hay que optimizar los canales oficiales que se utilizan para transferir información clave para el funcionamiento de toda la organización. 

Pueden incluir mensajes sobre proyectos exitosos, nuevos procesos de contratación, presentación de resultados financieros, compartir información sobre el progreso de las tareas, hacer observaciones y sugerencias en relación con el funcionamiento de la empresa, notificar sobre nuevos proyectos o distribuir tareas. Se producen en todas las direcciones entre todos los niveles y, en general, se refieren a todos los aspectos formales y organizativos de una empresa.

Dado que la comunicación a través de los canales oficiales tiene un enorme impacto en la eficacia de todos los procesos empresariales, debería normalizarse el método de intercambio de información. 

En primer lugar, esos mensajes deben ser muy claros y estar preparados para que no haya dudas sobre su contenido. Una buena práctica consiste en garantizar su corrección lingüística y lógica. Cuanto más preciso sea su mensaje, mayor será la probabilidad de que sea interpretado de manera correcta.

¿Cómo se crea un mensaje?

Para que el destinatario entienda el mensaje, tiene que ser compacto. El conocimiento del proceso de creación de un mensaje le ayudará a formularlo eficazmente. La teoría muestra que el contenido se desarrolla primero en la mente del creador. Luego es codificado y transmitido. Al final, es decodificado por el receptor. 

¿Por qué es importante? Porque cuando asumes que el contenido del mensaje es un tipo de código, su decodificación sólo es posible cuando asumes que el destinatario es capaz de hacerlo sin ningún error. El caso es similar con el desarrollo de software. Si utilizas un código erróneo, el software no funcionará.

Teniendo en cuenta la calidad del código, los mensajes deben crearse de forma compacta. Los monólogos largos son una garantía de que el destinatario no entenderá la información clave. No hay tiempo en el trabajo para leer mensajes largos, así que asegúrese de que sean lo más cortos posible pero al mismo tiempo lógicos y gramaticales. 

La información clave debe estar contenida. Cualquier comentario sin importancia puede ser compartido a través de canales no oficiales: puede enviar un mensaje privado o llamar a un destinatario específico. Y preferiblemente hacerlo después de las horas de trabajo.

¿Cómo asegurar la comunicación en una empresa multilingüe?

Las mismas reglas se aplican en el caso de equipos internacionales. La única diferencia es que necesitas usar múltiples códigos al crear un mensaje. Su decodificación será hecha por los destinatarios que utilizan varios idiomas. La compactación del mensaje en tales organizaciones es aún más importante. 

Hay que tener en cuenta el método de formulación del mensaje y también las diferencias culturales y el hecho de que un destinatario de Francia, por ejemplo, puede interpretar una frase de manera diferente a un destinatario de Alemania. 

Acordar un idioma de comunicación en la empresa

Puede evitar malentendidos si se asegura de antemano de la adecuada estandarización del proceso de flujo de información en su empresa. Lo que tenemos en mente aquí es definir el lenguaje de la comunicación oficial. 

El inglés funciona bien siempre que todos sus empleados sean capaces de usarlo a un nivel que permita hacer y entender los mensajes correctamente. Su proceso de reclutamiento ya debería especificar los requisitos en cuanto a las habilidades lingüísticas. Cuando publique un anuncio de trabajo, debe enfatizar que requiere que el candidato hable inglés con fluidez, por ejemplo. Si no sientes que eres capaz de comunicarte en inglés por ti mismo, siempre puedes pedir un servicio de traducción escrita de tu mensaje.

Mucho depende de la procedencia de sus empleados. Si tienes oficinas en países como Austria, Alemania, Suiza o Liechtenstein, entonces el alemán sería el mejor método de comunicación entre todos los niveles de la organización. El caso será similar en el caso de los países de habla hispana (España, México o algunos estados americanos).

¿Cuáles son las herramientas de apoyo a la comunicación en una empresa?

Cuando se trata de estandarizar el flujo de información, es una buena idea pensar en herramientas que le ayuden a crear canales oficiales y no oficiales para compartir información. Entre las principales soluciones de este tipo se encuentran el Slack y el Rocket Chat. Presentan interfaces muy similares pero difieren en detalles como las integraciones disponibles.

Rocket Chat y Slack – las similitudes

Cuando se miran desde el punto de vista de la facilidad de uso, el Slack y el Rocket Chat ofrecen posibilidades similares. Ambas herramientas permiten crear canales de comunicación temáticos y abiertos (por ejemplo, noticias, proyectos, cosas al azar, etc.), así como grupos cerrados a los que sólo pueden acceder determinadas personas. También ofrecen la posibilidad de enviar mensajes directos a todos los usuarios. Incluso la interfaz es bastante similar. A primera vista, el Slack y el Rocket Chat parecen casi idénticos.

¿En qué se diferencia Slack y Rocket Chat?

Sin embargo, como suele ser el caso, el diablo está en los detalles. Slack tiene una posibilidad de integración incorporada con numerosas herramientas externas. Permite crear tareas en Asana, manejar documentos en Google Drive, etc. Teóricamente, Rocket Chat también ofrece integración con sistemas externos, incluso con sistemas CRM (por ejemplo, GitHub, NextCloud, etc.), pero dicha integración requiere programación. En términos de integración, Slack es una solución significativamente más fácil.

Las diferencias importantes entre estas dos soluciones también se pueden observar en la propia instalación. Slack funciona en servidores externos pero Rocket Chat sólo puede ser instalado en su servidor interno. Si sabe cómo proteger su servidor, entonces Rocket Chat es una solución ideal para usted. 

Al usarlo, puede estar seguro de que los datos no se filtrarán a personas no autorizadas, lo cual no puede ser garantizado por Slack. En este último caso, tiene que confiar en la compatibilidad y estabilidad del entorno externo sin estar seguro de cómo y dónde se almacenan sus datos. Tenga en cuenta que esa información suele ser confidencial y no debe ser revelada.

Rocket Chat para organizaciones multilingües

Otra ventaja de Rocket Chat es el aspecto relativo a la interfaz multilingüe. Incluso la versión gratuita permite configurar la aplicación para que toda la información del sistema se muestre en varios idiomas.  Esto es una gran simplificación para las organizaciones que emplean equipos internacionales. En este sentido, Slack ofrece mucho menos, ya que la interfaz sólo está disponible en inglés.

¿Cómo asegurar una comunicación eficiente en varios idiomas en una empresa?

Mejorar los procesos de comunicación en una empresa es uno de los principales desafíos para todo empresario. Esta tarea es más complicada cuando una empresa basa su actividad en equipos internacionales. Las cuestiones clave aquí son las siguientes: 

• formulación correcta de los mensajes; 
• estandarización de la fórmula de comunicación; 
• e implementación de una herramienta oficial de comunicación. 

Es igualmente importante hacer cumplir y seguir las normas acordadas sobre el flujo de información. Poner en orden todos los aspectos relacionados con la comunicación es una de las tareas clave de optimización que conducen a la mejora de la eficiencia de una empresa. Tengan esto en cuenta específicamente cuando expandan su negocio a los mercados internacionales.