Wie kann eine gute Kommunikation in einem internationalen Unternehmen sichergestellt werden?

Ein Unternehmen zu führen ist keine leichte Aufgabe. Es ist noch schwieriger, wenn Sie internationale Mitarbeiter beschäftigen. In diesem Fall tritt ein Problem hinsichtlich des Informationsflusses zwischen den Abteilungen sowie der allgemeinen Verwaltung aller Organisationseinheiten auf. Aus diesem Grund besteht der Schlüsselaspekt darin, Standards zu entwickeln, welche die Kommunikation in einem internationalen Unternehmen vereinfachen. Dies geschieht, damit das Funktionieren einer Organisation zur Schaffung eines Organismus sichergestellt ist.

Es gibt immer ein Problem mit der Kommunikation

Die Verwaltung des Informationsflusses ist eine ernsthafte Herausforderung. Dies wird durch die Tatsache belegt, dass ein Kommunikationsproblem auch in kleineren Organisationen auftritt. Selbst in solchen Unternehmen gibt es Menschen, die eine andere Sprache sprechen. Die Optimierung kommunikationsbezogener Prozesse ist eine der wichtigsten Aktivitäten, die durchgeführt werden sollten, um die Funktionsweise des gesamten Unternehmens zu verbessern. Masaaki Imai spricht über diese Besonderheit. Er ist Spezialist für die Umsetzung der Kaizen-Philosophie in Unternehmen. Nach seinen Richtlinien ist die Verbesserung der Kommunikation zwischen Mitarbeitern einer der Schlüsselaspekte, die bei der Optimierung von Geschäftsprozessen berücksichtigt werden müssen.

Wie kann eine reibungslose Kommunikation in einem Unternehmen sichergestellt werden?

Es ist erwähnenswert, dass die Kommunikation in einem Unternehmen nicht nur auf offiziellen, sondern auch auf inoffiziellen Kanälen basiert. Darüber hinaus erfolgt es in drei Richtungen, wobei die verschiedenen Ebenen einer Organisation berücksichtigt werden: von oben nach unten (Vorgesetzte → Mitarbeiter), von unten nach oben (Mitarbeiter → Vorgesetzte) und horizontal (Manager → Manager oder Mitarbeiter → Mitarbeiter). Diese Aspekte sind im Hinblick auf die Optimierung von Informationsflussprozessen von grundlegender Bedeutung, da sie ein bestimmtes Bild davon vermitteln, wie die Kommunikation in Ihrem Unternehmen aussieht.

Was sind offizielle und inoffizielle Kanäle?

Um den Inhalt der Nachricht besser abzustimmen, müssen Sie wissen, welche offiziellen und inoffiziellen Kanäle vorhanden sind. Inoffizielle Kanäle werden verwendet, um persönliche Nachrichten zwischen Mitarbeitern zu übertragen, und sind ein Beweis für enge Beziehungen zwischen ihnen. Es sollte jedoch eine Optimierung für die offiziellen Kanäle sichergestellt werden, über die Informationen übertragen werden, die für das Funktionieren der gesamten Organisation von entscheidender Bedeutung sind.

Sie können Nachrichten über erfolgreiche Projekte, neue Rekrutierungsprozesse, die Präsentation von Finanzergebnissen, den Austausch von Informationen über den Aufgabenfortschritt, Anmerkungen und Vorschläge zur Funktionsweise des Unternehmens, Benachrichtigungen über neue Projekte oder die Verteilung von Aufgaben enthalten. Sie treten in alle Richtungen zwischen allen Ebenen auf und beziehen sich im Allgemeinen auf alle formalen und organisatorischen Aspekte eines Unternehmens.

Da die Kommunikation über offizielle Kanäle einen großen Einfluss auf die Effektivität aller Geschäftsprozesse hat, sollte die Methode des Informationsaustauschs standardisiert werden. Zuallererst sollten solche Botschaften sehr klar und vorbereitet sein, um sicherzustellen, dass keine Zweifel an ihrem Inhalt bestehen. Eine gute Praxis ist es auch, ihre sprachliche und logische Korrektheit sicherzustellen. Je genauer Ihre Nachricht ist, desto größer ist die Wahrscheinlichkeit, dass sie richtig interpretiert wird. Handelt es sich bei der Unternehmenssprache nicht um ihre Muttersprache, sollten Online-Übersetzungsdienste für Menschen hinzugezogen werden.

Wie wird eine Nachricht erstellt?

Damit der Empfänger die Nachricht verstehen kann, muss sie kompakt sein. Wenn Sie wissen, wie eine Nachricht erstellt wird, können Sie eine Nachricht effektiv formulieren. Die Theorie zeigt, dass der Inhalt zuerst im Kopf des Senders einer Nachricht entwickelt wird. Dann wird diese kodiert und weitergegeben. Am Ende wird es vom Empfänger dekodiert. Warum ist das wichtig? Wenn Sie davon ausgehen, dass der Nachrichteninhalt ein Codetyp ist, ist seine Dekodierung nur möglich, wenn Sie davon ausgehen, dass der Empfänger diese Dekodierung fehlerfrei ausführen kann. Ähnlich verhält es sich mit der Softwareentwicklung. Wenn Sie den falschen Code verwenden, funktioniert die Software nicht. 

Unter Berücksichtigung der Codequalität sollten Nachrichten kompakt erstellt werden. Gerade, wenn beispielsweise Englisch als Unternehmenssprache gewählt wurde aber nicht alle Mitarbeiter Englisch-Muttersprachler sind, sind lange Monologe eine Garantie dafür, dass der Empfänger die wichtigsten Informationen nicht versteht. Es ist darüber hinaus auch keine Zeit zum Lesen langer Nachrichten vorhanden. Stellen Sie daher sicher, dass diese so kurz wie möglich, aber gleichzeitig logisch und grammatikalisch sind. Eine Hilfestellung können hierbei ebenfalls Online-Übersetzungsdienste für Menschen sein. Wichtig ist: Die Schlüsselinformationen müssen enthalten sein. Unwichtige Bemerkungen können über inoffizielle Kanäle geteilt werden: Sie können eine private Nachricht senden oder einen bestimmten Empfänger anrufen. Und das vorzugsweise nach der Arbeitszeit.

Wie kann die Kommunikation in einem mehrsprachigen Unternehmen sichergestellt werden?

Die gleichen Regeln gelten für internationale Teams. Der einzige Unterschied besteht darin, dass Sie beim Erstellen einer Nachricht mehrere Codes verwenden müssen. Die Dekodierung erfolgt durch Empfänger, die verschiedene Sprachen verwenden. Das Komprimieren von Nachrichten in solchen Organisationen ist noch wichtiger. Sie müssen die Art und Weise der Formulierung der Nachricht sowie kulturelle Unterschiede und die Tatsache berücksichtigen, dass beispielsweise ein Empfänger aus Frankreich einen Satz anders interpretieren kann als ein Empfänger aus Polen. Zertifizierte Übersetzungsdienste haben meist auch ein Gespür für kulturelle Unterschiede und passen eventuelle Übersetzungen dahingehend an.

Vereinbaren Sie eine gemeinsame Kommunikationssprache im Unternehmen

Sie können Missverständnisse vermeiden, wenn Sie im Voraus eine ordnungsgemäße Standardisierung des Informationsflusses in Ihrem Unternehmen sicherstellen. Wir haben hier vor, die Sprache der offiziellen Kommunikation zu definieren. Englisch funktioniert gut, vorausgesetzt, alle Ihre Mitarbeiter können es auf einer gewissen Ebene verwenden, die es ermöglicht, Nachrichten korrekt zu erstellen und zu verstehen. In Ihrem Einstellungsprozess neuer Mitarbeiter sollten bereits Anforderungen an die Sprachkenntnisse festgelegt sein. Wenn Sie eine Stellenanzeige veröffentlichen, sollten Sie betonen, dass der Kandidat beispielsweise fließend Englisch sprechen muss. Wenn Sie nicht das Gefühl haben, selbst auf Englisch kommunizieren zu können, können Sie jederzeit einen Service (zertifizierte Übersetzungsdienste) für die schriftliche Übersetzung Ihrer Nachricht in Anspruch nehmen.

Viel hängt auch davon ab, woher Ihre Mitarbeiter kommen. Wenn Sie Büros in Ländern wie Österreich, Deutschland, der Schweiz oder Liechtenstein haben, ist Deutsch die beste Kommunikationsmethode zwischen allen Organisationsebenen. Ähnlich wird es in spanischsprachigen Ländern (Spanien, Mexiko oder einigen amerikanischen Staaten) sein.

Was sind die Tools zur Unterstützung der Kommunikation in einem Unternehmen?

Wenn Sie den Informationsfluss standardisieren möchten, sollten Sie neben zertifizierten Übersetzungsdiensten auch über Tools nachdenken, mit denen Sie offizielle und inoffizielle Kanäle für den Informationsaustausch erstellen können. Zu den führenden Lösungen dieser Art gehören Slack und Rocket Chat. Sie verfügen über sehr ähnliche Schnittstellen, unterscheiden sich jedoch in Details wie beispielsweise den verfügbaren Integrationen.

Rocket Chat und Slack – die Ähnlichkeiten

Wenn Sie sie unter dem Gesichtspunkt der Benutzerfreundlichkeit betrachten, bieten Slack und Rocket Chat ähnliche Möglichkeiten. Beide Tools ermöglichen die Erstellung thematischer, offener Kommunikationskanäle (z. B. Nachrichten, Projekte, zufällige Inhalte usw.) sowie geschlossener Gruppen, auf die nur bestimmte Personen zugreifen können. Sie bieten auch die Möglichkeit, direkte Nachrichten an alle Benutzer zu senden. Auch die Oberfläche ist ziemlich ähnlich. Auf den ersten Blick sehen Slack und Rocket Chat fast identisch aus.

Wie unterscheiden sich Slack und Rocket Chat?

Wie gewöhnlich steckt der Teufel hier im Detail. Slack bietet eine integrierte Integrationsmöglichkeit mit zahlreichen externen Tools. Es ermöglicht das Erstellen von Aufgaben in Asana, das Verwalten von Dokumenten in Google Drive usw. Theoretisch bietet Rocket Chat auch die Integration mit externen Systemen, einschließlich CRM-Systemen (z. B. GitHub, NextCloud usw.). Eine solche Integration erfordert jedoch Programmierung. In Bezug auf die Integration ist Slack eine wesentlich einfachere Lösung.

Wichtige Unterschiede zwischen diesen beiden Lösungen sind auch in der Installation selbst sichtbar. Slack funktioniert auf externen Servern, aber Rocket Chat kann nur auf Ihrem internen Server installiert werden. Wenn Sie wissen, wie Sie Ihren Server schützen können, ist Rocket Chat die ideale Lösung für Sie. Wenn Sie es verwenden, können Sie sicher sein, dass keine Daten an unbefugte Personen weitergegeben werden, was bei Slack nicht garantiert werden kann. Im letzteren Fall müssen Sie sich auf die Kompatibilität und Stabilität der externen Umgebung verlassen, ohne sicher zu sein, wie und wo Ihre Daten gespeichert werden. Beachten Sie, dass solche Informationen normalerweise vertraulich sind und nicht weitergegeben werden sollten.

Rocket Chat für mehrsprachige Organisationen

Ein weiterer Vorteil von Rocket Chat ist der Aspekt der mehrsprachigen Benutzeroberfläche. Selbst die kostenlose Version ermöglicht es, die Anwendung so zu konfigurieren, dass alle Systeminformationen in mehreren Sprachen angezeigt werden. Dies ist eine enorme Vereinfachung für Organisationen, die internationale Teams beschäftigen. In dieser Hinsicht bietet Slack deutlich weniger, da die Benutzeroberfläche nur in Englisch verfügbar ist.

Wie kann eine effiziente Kommunikation in mehreren Sprachen in einem Unternehmen sichergestellt werden?

Die Verbesserung der Kommunikationsprozesse in einem Unternehmen ist eine der wichtigsten Herausforderungen für jeden Geschäftsinhaber. Diese Aufgabe ist komplizierter, wenn ein Unternehmen seine Aktivitäten auf internationale Teams stützt. Die Hauptprobleme hierbei sind: korrekte Formulierung von Nachrichten; Standardisierung der Kommunikationsformel; und Implementierung eines offiziellen Kommunikationsinstruments. Ebenso wichtig ist es, vereinbarte Standards für den Informationsfluss durchzusetzen und einzuhalten. Alle Aspekte der durch zertifizierte Übersetzungsdienste unterstützten Kommunikation in die richtige Reihenfolge zu bringen, ist eine der wichtigsten Optimierungsaufgaben, die zur Verbesserung der Effizienz eines Unternehmens führen. Denken Sie besonders daran, wenn Sie Ihr Geschäft auf internationale Märkte ausweiten.

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